建设档案计算机网络应注意的几个问题

张正强

    进入90年代以来，随着信息网络通讯技术向着高速化、实时化、智能化、集成化、多媒体化和用户中心化方向发展，我国档案管理实现计算机网络化，也是摆在档案界面前势在必行的跨世纪任务。
    建设我国档案计算机网络，除了重视建设物理通信网络外，还应重视以下几个方面建设：
    一、重视档案信息的规范化和标准化。
    建设档案计算机网络，标准化是重要条件。实际上，标准化是计算机网络化建设的不可缺少的组成部分。作为计算机网络化的标准化主要有三个方面：
    信息的标准化和规范化；
    信息处理界面的标准化和规范化；
    网络体系结构的标准化和规范化。
    这三个方面的标准化与规范化的目的就是为了信息的快速准确地传输和使用。其中信息的标准化与规范化是一项规模大、耗时最长且涉及到行政部门的政策、法规以及需要使用网络应用系统的各行各业共同参与才能完成的工作。包括我国在内的众多发展中国家在建设信息网络系统时往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，而忽视或没有重视开发信息资源以及信息资源的规范化、标准化工作，其结果往往是有路无车，花费巨额资金建成的网络系统只能成为聋子耳朵——摆设，无法将信息网络系统转化成为经济和科学发展的催化剂和加速器。
    对于在推进信息化建设过程中，存在着只重视“硬件”环境，不重视“软件”环境；只重视“本系统”建设，不重视全面协调；只重视“公路”建设，不重视“车辆”建设和利用状况，必须引起我们的高度重视。“ 计算机就是网络”，因此在研究计算机管理档案，建设档案计算机信息网络时，就不能不对档案信息资源的在决策层作统一规范和管理。
    二、建设有特色的广泛、实用、丰富的各类档案数据库，为计算机网络提供信息源，为资源共享 提供基础。
    数据库是计算机信息网络的核心，关系到整个网络的兴衰，我国已建成的数据库还不到世界总数的1％，全国有数据库有800多个，而可用的300多个大型数据库对外服务的仅占5％，利用率很低，我国数据库不仅数量少，而且记录量也小。因此，实现档案计算机网络化建设，必须研究和解决数据库的建设问题。对档案数据库建设，要突破独馆单机、闭门造车的局限，由国家档案行政部门采取集中统一规划，分类指导，按不同数据库的特点进行开发利用，形成有特色的广泛、实用、丰富的各类档案数据库，以建设一个可供资源共享的先进联机网络。
    三、积极推进档案数据库信息著录项目和著录格式的标准化。
    档案数据库的质量取决于设计和实际制作两个方面。就数据库的设计面而言，有档案信息著录项目和著录格式的确定问题。确定哪些信息著录项目（包括档案检索标识）决定着档案计算机网络能够回答哪些用户提问以及给用户提供哪些档案特征信息，确定信息著录格式，则决定着数据库结构的合理性，而档案数据库信息著录项目和著录格式的标准经则决定着是否可与其它数据库和网络兼容和交换目录信息。而这方面，目前在我国档案界还有很多工作要做。
    四、及时开发《中国档案主题词表》和《中国档案分类表》的网络版，加快档案分类主题一体化 的进程。
    对网络上数据库的信息进行语义控制，这是信息规范化的一个重要方面，其中最主要的就是利用主题语言和分类语言进行语义控制，就是世界上著名的数据库如CA、EI等也是如此。尽管也有人认为在有的系统中实现了自动标引，但是，实际上除了关键词自动标引外，严格意义上的主题自动标引，即能达到满足用户使用需求的主题自动标引，在国际范围内的整个标引界至今还未跨出实验室大门。而且，在目前和今后相当长的一段时间内还难于有所突破。而《中国档案主题词表》和《中国档案分类表》是建立档案数据库进行主题语义控制和分类语义控制的规范化词汇表，因此，在建设档案计算机网络时，及时开发《中国档案主题词表》和《中国档案分类表》的网络版，不仅可以为用户进行联机标引与检索提供方便，而且更重要的是可以规范档案网络上的语义控制，为整个网络提供一个统一的、规范的、检索档案信息的语言。
    主题语言与分类语言是对信息的不同控制，互为补充。根据美国Adele F. Bane博士和William D. Milh eim博士对来自世界上17 个国家1536个用户使用Internet国际互连网的调查报告分析表明，缺少网络信息资源的主题目录是给利用Internet信息资源造成不便的主要因素之一。为了充分利用档案信息资源，对信息进行主题语义控制就十分必要。因此，提高档案信息的主题与分类的语义的控制效率，加快档案主题语言与分类语言的一体化进程，完善《中国档案主题词表》和《中国档案分类表》结构是有待完成的档案计算机网络的配套课题。
    五、及早利用网络的电子邮件系统，建立档案网络学术讨论论坛。
    网络电子邮件在我国的使用还不普及，其实电子邮件的功能与传统邮件的功能具有不同意义。据统计，在 Internet上使用最为频繁的是电子邮件，1993年全世界使用电子邮件的用户有3000多万，预计1995年全世界使用电子邮件的用户将达到5000多万，并且每年以20—30％的速度递增。电子邮件不仅能起到传统邮件的作用，更重要的是，它还具有共享文献信息和思维信息资源、形成学术讨论论坛的功能，这种能够活跃学术、激发科学创造的手段，对于发展我国档案事业具有重要意义。但是，目前在Internet上使用的电子邮件主要是西文电子邮件，这一般对以非西文语言为母语的用户使用电子邮件来说，具有一定的语言障碍，关于这方面，美国的 Paul F.Burton已作过调查分析。有鉴于此，在建立档案计算机网络时，利用中文电子邮件系统，创建档案学术讨论论坛，推进包括档案自动化研究在内的整个档案学术研究的发展，也将是建设档案计算机网络建设时应筹划的问题。
    六、应为每一联网的档案馆建立Homepage，方便用户进行信息共享与开发。
    在建设档案计算机网络时，应为每一联网的档案馆建立Homepage，这一个档案馆的Homepage实际上相当于这个档案馆的网络版的档案馆指南。用户在网络上进行信息检索时，对哪些档案馆已联入网，是不清楚的，就是对已联上网的档案馆有哪些信息资源可供利用也是不清楚的，因此从方便用户出发，对每一联入网的档案馆应建立Homepage，使用户在网上通过浏览Homepage，就能了解到一个个档案馆的资源情况，从而更有利于资源共享与开发。
    七、优化资源配置、进行系统建设、实现规模效益
    建设档案计算机网络，实现资源共享优化信息资源配置的一种方式，优化信息资源配置需要系统建设，这是毋庸置疑的。然而，在优化资源配置中，人力资源的优化配置也是十分重要的，也就是说，在建设档案计算机网络时，应该有包括具有计算机专业技术在内的各类档案专业人员的参与，形成一支在知识结构上具有系统性的综合性队伍。因为客观世界是一个整体，由于人类自身的局限性才形成各个专业，因此，优化人力资源配置就是要形成对客观世界的相对完整的认识，避免因专业上的局限而造成认识上的盲点，以实现档案计算机网络系统建设的规模效益。（作者单位：上海空军政治学院）＊